Mettre en place une nomenclature uniforme pour la gestion documentaire
Contenu du cours
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Introduction à la nomenclature
- Pourquoi une nomenclature est essentielle
- Problèmes courants : doublons, versions multiples, fichiers introuvables
- Objectifs d’une structure uniforme
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Principes généraux
- Clarté
- Structure hiérarchique
- Uniformité
- Choix de la langue
- Format de date
Structure recommandée
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Format
- Présentation des sections
- Présentation des types
- Choix du sujet (mot-clé clair)
- Gestion des versions
Bonnes pratiques
- Créer un guide interne
- Regrouper les versions dans des sous-dossiers
- Versionner dans le nom du fichier
- Contrôle qualité avant archivage
- Collaboration sur un seul fichier (SharePoint, OneDrive)
- Automatisation possible (modèles, scripts)
Méthodes pédagogiques
- Présentation interactive
- Démonstration en direct
- Exercices individuels et en équipe
- Discussion et validation collective
Matériel requis
- Ordinateur
- Idéalement deux écrans
- Exemples de fichiers mal nommés
- Fichiers modèles pour l’atelier
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→ Formation Word Intermédiaire: Maîtrise Avancée de la Gestion de Documents avec Word
→ Formation Word débutant: Premiers Pas et Traitement de Texte
Préalables :
- Connaissance de base de Word.
- Familiarité avec l'interface de Word.
Objectifs :
- Comprendre l’importance d’une nomenclature uniforme autant dans la structure des dossiers que pour les fichiers
- Appliquer la structure recommandée pour nommer leurs dossiers et/ou fichiers
- Identifier les sections, types, sujets, dates et versions
- Éviter les doublons et améliorer la recherche de documents
- Mettre en place de bonnes pratiques d’archivage
- Collaborer efficacement sur des fichiers partagés
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Tarifs
Informations pratiques
- Durée : 3 heures
- Horaire : Entre 9h et 12h30
-
Format :
- En ligne (classe virtuelle en direct)
- Ou en présentiel, selon disponibilité
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Pourquoi choisir Microsoft Word ?
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FR
« Je tiens à vous remercier tous les deux d’avoir offert à mes ressources une excellente formation COBOL au cours des trois derniers jours.
Mamadou, merci d’avoir été si accommodant malgré le court préavis et d’avoir envoyé votre formateur à Gatineau pour ce cours personnalisé.
Nous avons hâte de poursuivre notre collaboration pour de futurs besoins de formation. »
(Traduit de l’anglais)
EN
“I want to thank you both for providing my resources with excellent COBOL training over the past 3 days. Mamadou, thank you for being so accommodating on such short notice and for sending your facilitator to Gatineau for this customized and personalized training course. We look forward to continuing our partnership for future training needs.”
FR
« Mamadou est venu nous aider à réorganiser notre panneau d’arrêt via un outil de rapport, Crystal Reports. Mamadou a réussi avec succès le travail de précision, au pixel près, puisque nous voulions un rapport similaire au design graphique original. Il nous a aidés à découper le projet par cycle et à intégrer le rapport à notre logiciel corporatif. La qualité que nous avons appréciée était le souci du détail et la constance. Mamadou a été très professionnel et connaît plusieurs autres technologies. Merci. »
EN
“Mamadou helped us reorganize our stop panel using a reporting tool, Crystal Reports. He successfully delivered precise, pixel-perfect work,
as we needed a report that matched the original graphic design. He helped us break the project down into cycles and integrate the report
into our corporate software. What we appreciated most was his attention to detail and consistency. Mamadou was very professional and
is knowledgeable in many other technologies. Thank you.”
(Translated from French)
FR
« Ce fut un plaisir de faire affaires avec Doussou Formation. Ce qui fait LA différence est le service personnalisé totalement à l'écoute des participants ainsi que l'adaptation aux besoins de formation. Flexibilité / Adaptabilité / Professionnalisme / Courtoisie. Merci ! »
EN
“It was a pleasure doing business with Doussou Formation. What truly makes THE difference is the personalized service, fully attentive
to participants, as well as the ability to adapt the training to their needs. Flexibility / Adaptability / Professionalism / Courtesy. Thank you!”
(Translated from French)