Le format PDF étant ce qu’il est, il est davantage officiel que Word ou autre texteur. Il devient alors tout de même important de considérer pouvoir créer et modifier des documents PDF de qualité afin de les rendre à vos clients ou vos fournisseurs de manière sécuritaire, qu’il s’agisse de formulaires de dépôt direct ou de questionnaires de satisfaction à cocher. Il y a donc beaucoup de raisons d’utiliser PDF et de créer des documents en format .pdf. Si vous êtes moins à l’aise d’utiliser le PDF, il pourrait être bon de vous former à l’utiliser et à bien l’employer.
Devoir créer un formulaire simple ou un formulaire interactif
Dans votre carrière, vous devrez peut-être un jour être appelé à créer un formulaire PDF. C’est pourquoi bien saisir et comprendre ce qui vous est demandé permet d’éviter bien des malentendus. Pour en dire peu mais beaucoup en même temps, un formulaire interactif et un formulaire non interactif sont deux commandes entièrement différentes. Un formulaire non interactif ne devrait avoir aucun lien cliquable ou presque aucun, ne contenir que des graphiques et non des images, peut-être le logo de l’entreprise, mais vraiment pas beaucoup plus. Un formulaire interactif, pour sa part, est conçu pour interagir avec un groupe dans le même formulaire, mais sur les appareils de tous et chacun.
Pour interagir, le formulaire se doit d’avoir beaucoup de boutons, des effets sonores, des vidéos insérés, des images diverses, des signets qui font office de guides pour que votre auditoire se retrouve aisément, puis le « formulaire qui interagit » est conçu pour un cours, une présentation où vous voulez que vos gens participent activement. C’est pourquoi ce qui est recherché est l’interactivité et la réceptivité de votre formulaire sur chacun des appareils, peu importe l’appareil. Les PDF non interactifs se veulent plus formels, pour simple signature par un tiers ou peut-être un contrat à signer aussi.
Quels documents utiliser pour concevoir un PDF
Il existe deux grandes familles de logiciels pour concevoir des documents de qualité. Il y a les logiciels de la famille Adobe Acrobat, les plus fréquemment utilisés. Il existe aussi Nuance ECopy PDF Pro Office, un peu moins utilisé mais similaire à Adobe. Maintenant, quels documents, ou quelles extensions de documents, peuvent être converties en documents PDF? Vous pouvez convertir des texteurs, des chiffriers, des présentations sur diapositives, des fichiers images JPEG et GIF ainsi que des pages web entières au format PDF, les réunir dans le même document, interchanger des pages du document PDF et le manier à votre guise, mais pour manier du PDF, on doit avoir un logiciel qui le fait bien, comme Adobe Acrobat ou bien encore Nuance Ecopy Office. Encore faut-il après savoir bien utiliser le logiciel pour des fins de présentation professionnelle sobre ou bien interactive, maîtriser les fonctionnalités diverses de la barre de tâches au haut de votre écran quand vous ouvrez votre logiciel.
Bref, vous comprenez qu’il existe diverses fonctionnalités à savoir avant de se lancer et avant de créer de A à Z un document PDF, bien que ça puisse paraître simple au départ. Vous savez que créer des documents et des formulaires demande de comprendre ces fonctionnalités et de les mettre en pratique de manière intelligente.
Ces fonctionnalités, et les différentes subtilités du logiciel créateur et modificateur de PDF en l’occurrence, exercent une rôle de premier plan dans le parcours de l’expert en documentation informatique formatée PDF. Les experts en PDF comprennent aussi qu’il existe des normes ISO qui certifient la qualité et l’exactitude d’un document de ce format.
PDFXchange pdf est excellent pour modifier votre document PDF
PDFXchange pdf est un logiciel conçu pour traiter les différents documents PDF. Son utilité principale est de pouvoir modifier les documents PDF pour leur faire prendre la forme souhaitée pour votre interlocuteur. Il y a beaucoup d’avantages à modifier et changer des éléments dans un document PDF, des avantages liés à la forme de document que souhaite recevoir l’interlocuteur en question ainsi qu’à des éléments textuels. Un coup que vous avez sélectionné l’affichage parfait pour vous permettre de bien travailler, le logiciel vous sera un outil très utile.
Grâce à ce logiciel, vous pouvez modifier un document fait avec Word ou Excel pour le convertir en un fichier PDF. Si vous avez un fichier Word et que quelqu’un vous demande de lui envoyer un fichier PDF, peu importe la raison, vous aurez la possibilité de convertir votre texte en fichier PDF, de même que vos chiffriers Excel, qui pourront être envoyés au format PDF pour permettre à vos interlocuteurs de bien voir votre propos grâce à des chiffres et des graphiques. Vous avez la possibilité, même, de convertir un fichier PDF en image, par exemple au format .jpeg ou .gif ou autre type d’image encore.
C’est d’autant plus utile de créer des images PDF lorsque vous désirez ajouter des images à un document dont vous ne connaissez pas encore nécessairement la forme finale. Donc, vous devrez manipuler, dans ce cas-ci, plusieurs formats de fichier et rassembler le tout au final. Sans logiciel qui convertit les autres formats en fichiers de type .pdf, il vous sera très difficile, voire impossible, de réunir toutes les informations provenant de Excel, Word, Powerpoint et Paint ou Photoshop tous dans un même document, et vous vous arracherez les cheveux à trouver une solution. Et même que lorsque vous aurez réuni vos documents de différents formats, vous devrez éventuellement modifier la police de caractère, le texte et divers éléments graphiques tels que des tableaux, des images, des fichiers statistiques sur une ligne du temps. PDFXchange vous permet aussi d’effectuer toutes ces tâches directement dans le fichier PDF. Vous n’aurez pas besoin de revenir dans votre texteur, votre chiffrier et votre présentation Powerpoint individuellement pour modifier les éléments séparément et reconvertir vos fichiers en PDF maintes et maintes fois, puisque ce sera fait, lors de la dernière révision, dans le même document formaté en .pdf.
PDF Expert, un autre logiciel pour vos documents officiels
Grâce à PDF Expert, vous avez une possibilité encore de modifier vos éléments graphiques, vos images, vos textes, puis en surplus, vous pourrez ajouter des éléments sonores et des animations dans votre fichier. Effectivement, il est possible que vos interlocuteurs ou vos lecteurs aient des liens cliquables dans votre PDF et qu’ils puissent y trouver un ou plusieurs boutons avec des enregistrements sonores ou des sons. Insérer un enregistrement dans un fichier PDF est tout de même une bonne solution pour un professeur du Cégep ou d’Université qui souhaite rendre son cours interactif.
Pour des documents avec un droit d’auteur, il est possible de protéger le fichier par mot de passe. Il est évident qu’une personne qui a des éléments confidentiels dans son document, qu’elle ne souhaite partager qu’avec un groupe restreint de personnes, emploiera cette solution pour une protection minimale de ses PDF. Puis, vous avez la possibilité d’insérer un gestionnaire de signatures grâce à PDF Expert, ce qui est parfois utilisé pour faire signer électroniquement un groupe de personnes pour une entente de confidentialité ou de non-concurrence. Nitro PDF est une forme un peu moins complète mais avec quelques fonctionnalités différentes de PDF Expert. Par exemple, Nitro PDF ne permet généralement pas d’insérer des signatures ou des éléments sonores ou bien des vidéos. Par contre, le logiciel PDF Nitro PDF permet de modifier le quadrillage de vos pages PDF!
Acrobat PDF comporte plusieurs licences d’utilisation complètes
Acrobat est le format un peu plus avancé des logiciels ci-dessus. C’est en quelque sorte un vaste logiciel qui permet, entre autres, de faire pivoter des pages ou des images ou encore des graphiques, de faire échanger des pages du document, de les remplacer entièrement par d’autres pages, puis plusieurs autres fonctionnalités telles que la personnalisation de l’espace de travail vous assurent un environnement de travail ergonomique pour vous. Adobe Acrobat Standard comporte ces éléments nommés précédemment et plusieurs autres.
Adobe Acrobat PDF Pro : plus de fonctions de précision que son homologue standard
Si vous êtes à l’aise avec le langage informatique en Java, il vous est possible de l’utiliser pour modifier les différents éléments d’un PDF avec Acrobat PRO. Il vous est même possible d’insérer des liens url cliquables, des liens d’envoi de courriel et des listes déroulantes, pour lesquelles votre homologue ou collègue aura seulement à dérouler pour faire son choix! De plus, vous insérerez un champ de calcul automatique si vous voulez que telle ou telle réponse à vos questions renvoie un résultat automatique à la fin. Un peu comme avec une base de donnée Access ou SQL, vous manipulez les champs minimalement à votre guise pour produire un formulaire bien personnalisé. Votre formulaire vous permettra aussi la signature numérique des utilisateurs.
Avec Adobe Acrobat Pro, vous avez la possibilité de convertir une page web en .pdf. Utiliser des fichiers multiples pour créer un document PDF est aussi possible. Vous allez aussi pouvoir partir d’un autre logiciel externe à Adobe Pro pour les convertir vers le format duquel il est question ici. Puis, quand vous insérez des liens interactifs, des signets et des vignettes dans un PDF, encore vous faut-il utiliser ces éléments de manière judicieuse et structurée pour éviter de perdre la concentration de votre interlocuteur. Afin de partir du bon pied, vous former avec un formateur compétent est un bon point de départ. Notez que vous aurez la possibilité de créer une signature pour des signataires autorisés au document en question. Votre création PDF devient alors un formulaire à signatures à proprement parler.
Comment gérer l’accessibilité et la sécurité d’un document PDF Adobe Acrobat version Pro
Maintenant que vous saurez comment monter un document PDF interactif (ce qui n’est pas banal), il est possible que vous vous frappiez à certains obstacles. Puisque les navigateurs, les appareils et les systèmes d’exploitation n’ont pas tous le même affichage, il y a des chances pour que votre document s’affiche très bien sur votre écran, mais qu’il s’affiche très différemment sur un écran Apple ou encore plus étrangement sur un écran de téléphone intelligent – et l’affichage dépend encore du modèle et de la compagnie qui fabrique le téléphone, puisqu’il y a plus de 5 formats d’affichage principaux sur les téléphones intelligents. Des ressources existent pour vous indiquer si votre document est accessible à la plupart des appareils et navigateurs, ou s’il y a des choses à améliorer pour favoriser l’interactivité sur tous les appareils ou presque. Il y a déjà un certain travail à monter un formulaire interactif. On souhaite surtout que si on le présente à un groupe de personnes sur leurs téléphones, ces gens puissent toutes interagir avec votre formulaire comme vous le faites de votre côté. Il s’agit d’un aspect important pour les présentations interactives partagées sur plus d’un appareil! Vous apprendrez qu’il y a de nombreuses manières de protéger votre document interactif des pirates et virus informatiques. 3 types de protections par mots de passe existent sur les PDF interactifs avec Acrobat, pour ne citer que cela. Un cursus de formation bref mais précis permet de comprendre des notions poussées de Adobe Acrobat et de les appliquer efficacement.
En ce moment, après lecture et réflexion, vous êtes plus en mesure de vous questionner sur les options qui s’offrent à vous avec les logiciels PDF. Allez-vous vous former ou tenter davantage de vous certifier avec la norme ISO, ou bien encore vous pouvez simplement appliquer vos apprentissages dans votre milieu de travail. Peu importe ce que vous ferez de ces apprentissages, il est important que cela vous serve et vous permette de vous propulser plus loin dans votre carrière professionnelle. Cinq éléments clés seraient à retenir de la création des documents PDF grâce aux logiciels spécialisés : fonctionnalité, qualité, accessibilité, sécurité et interactivité.